מחליפים משרד? זו ההזדמנות להיפטר מציוד מיותר!

הקדישו זמן למיון מסמכים

מכוון שהחוק מחייב שמירת מסמכים עסקיים עד לתקופה של 7 שנים, אינכם זקוקים לכל המסמכים שאגרתם עוד מקום המדינה. בדקו אילו מסמכים עבר זמנם והיפטרו מהם על ידי גריסה במכונת גריסה. ניתן לשכור אחת אם אינכם מחזיקים ברשותכם או שאינכם מעוניינים לקנות מכונת גריסה.

את המסמכים שמיינתם העבירו לקלסרים מסודרים ורשמו עליהם את נושא המסמכים ואת השנה בה הם עוסקים. פעולה זו אולי מטריחה אתכם כעת, אך תסייע לכם בעתיד להתמצא בין הקלסרים הרבים בקלות ובמהירות.

פתרון נוסף – העבירו את המסמכים לגניזה בארכיון. חומר שאינו רלוונטי כעת אך יש לשמור אותו לתקופה של עד 7 שנים יעבור לארכיון ויישמר שם. פעולה זו תפנה מקום במשרד ותהפוך את תהליך המעבר לפשוט ולא מסורבל. הקלסרים שיישמרו בעסק הם רק אלה שאתם באמת זקוקים להם, והנגישות אליהם לא תיפגע.

​היפטרו מריהוט משרדי מיושן
שימוש בריהוט שאינו תקין עלול לגרום לפגיעה פיזית, מעבר לעובדה שאי נוחות גורמת לעוגמת נפש. שהייה בסביבה רעננה ובטוחה מייעלת את העבודה, ושומרת על חיוניות העובדים.

אם במשרדכם ריהוט משרדי מיושן וכזה שאינו תקין – היפטרו ממנו. נצלו את השעה בכדי להעבירו לתרומה או לאשפה, ואם התקציב מאפשר רכשו רהיטים חדשים ומיוחדים למשרד.

שדרוג המשרד ברהיטים חדשים יהפוך את המעבר לחגיגה ויגרום לעובדים להרגיש שתהליך טוב וחשוב מתנהל כעת.
בבואכם לבחור ריהוט משרדי חדש זכרו להתאים אותו לסביבת העבודה במשרדים החדשים, וזאת בכדי שלא ליצור עומס או מחנק. בדקו קודם למעבר אילו רהיטים יכולים להיכנס במשרדים, ואילו דרושים התאמה מיוחדת.

זכרו כי זמן אספקת ציוד משרדי עלול לערוך זמן רב ולכן כדאי להזדרז ולהזמין את הציוד מספר שבועות לפני תאריך המעבר המיועד.
נסו לתזמן את מועד הגעת הריהוט המשרדי החדש לזמן שלפני המעבר, בכדי להכין את כל הציוד להעברה אחת במקום להובלה כפולה. בהצלחה.

מאת: ענבל ראוכורגר, אתר הספקים
החלפת כתובת ומעבר משרד כוללים פעולת אריזה מפרכת, אך באותה העת מהווים תזמון מצוין בכדי לרענן את הציוד בעסק ולמיין החוצה את מה שאינו נחוץ לעבודה. הכתבה הבאה מלמדת כיצד ניתן לעשות זאת בהצלחה, ובקלות.

במקום לארוז 80 ארגזים – ממיינים!
כל עסק זקוק לכמות גדולה של ציוד בכדי להתקיים: ריהוט וציוד משרדי, ציוד מחשוב, מכשירי אלקטרוניקה, כלי מטבח, ציוד ניקיון וציוד לישיבות. המון ציוד, אך האם באמת הכל נחוץ לכם?

מעבר משרד מהווה הזדמנות פז לעשות קצת סדר בבלגן ולהפריד בין מה שנחוץ לעבודה שוטפת, ובין מה שנמצא שם פשוט כי הוא שם, נאגר במהלך השנים, הייתם אמורים לזרוק אותו אך לא התפניתם לכך או כי "ככה אמרו" הדיירים הקודמים בעסק. אין זה משנה מאיזו סיבה הצטבר הציוד, חשובה רק ההבנה כי חלקו, ואולי חלקו הגדול, אינו רלוונטי וממנו יש להיפטר.

סיבה טובה נוספת למיון טרם המעבר היא כלכלית. חברת הובלות משרדים מתמחרת את תעריף ההובלה לפי מספר הארגזים שמועברים באמצעותה, רצוי לספק נתון כמה שיותר נמוך כך שהמחיר יהיה בהתאם. מסיבה זו מיון הציוד הכרחי לא רק לשמירה על הסדר אלא גם יחסוך כסף.